Quan chế triều Nguyễn, tương tự như quan chế trong các triều đại Trung Hoa hoặc Việt Nam trước đây, phân định hệ thống quan lại trong triều đình với hai (2) ban văn, võ và chín (9) phẩm từ Cửu phẩm là phẩm hạng thấp nhất đến Nhất phẩm là phẩm hạng cao nhất.  Quan chế hai (2) ban, chín (9) phẩm này có tên gọi là Cửu phẩm Quan giai và được áp dụng tại hầu hết trong các triều đại quân chủ Á Đông. 

Tổ chức phẩm hàm

Tổ chức phẩm hàm thường được áp dụng trong quan chế Cửu phẩm Quan giai như sau:

• Quan lại trong triều đình chia làm hai (2) ban văn võ được gọi là Văn giai, Võ giai
• Mỗi ban văn võ có chín (9) bậc phẩm.  Văn giai có chín (9) phẩm, Võ giai có chín (9) phẩm
• Chín (9) phẩm với Cửu phẩm là phẩm hạng thấp nhất và Nhất phẩm là phẩm hạng cao nhất (ngoại trừ trong quan chế Gia Long, còn có bậc phẩm cao hơn Nhất phẩm). Đường quan là 5 phẩm trên từ nhất phẩm đến ngũ phẩm; thuộc quan là quan cấp dưới từ lục phẩm đến cửu phẩm[1]
• Mỗi bậc phẩm lại được chia nhỏ làm 2 trật khác nhau là Chánh và Tòng.  Trật Chánh cao hơn trật Tòng.  Vì vậy, phẩm Nhất phẩm có 2 trật là trật Chánh nhất phẩm và trật Tòng nhất phẩm, hoặc phẩm Thất phẩm có 2 trật là trật Chánh thất phẩm và trật Tòng thất phẩm
• Vì mỗi phẩm có 2 trật (Chánh và Tòng), nên mỗi ban Văn võ có mười tám (18) trật khác nhau trong chín (9) phẩm.  Văn giai có chín (9) phẩm mười tám (18) trật, Võ giai có chín (9) phẩm mười tám (18) trật
• Mỗi trật (Chánh hoặc Tòng) có một hoặc nhiều hàm cùng trật.  Ví dụ, trong quan chế Minh Mạng, trật Tòng nhất phẩm chỉ có hàm Hiệp biện Đại học sĩ, trong khi trật Chánh tam phẩm có các hàm Lục bộ Tả Hữu Thị lang; Hàn lâm viện Chưởng viện học sĩ; Hàn lâm viện Trực học sĩ; Thông chính sứ ty Thông chính sứ; Đại lý tự Khanh; Thái thường tự Khanh; Nội vụ phủ Thị lang; Vũ khố Thị lang; Thiêm sự phủ Thiêm sự; Thừa Thiên phủ Phủ doãn; Hiệp trấn các trấn; Bố chính sứ
• Ngoài ra, trong quan chế Gia Long, mỗi trật còn có thể có các trật Tản giai tức các trật gồm những hàm được bổ nhưng không có chức kèm theo, được biết như các hàm nhàn tản, nên gọi là trật Tản giai.  Ví dụ như trong quan chế Gia Long có trật Tản giai Chánh ngũ phẩm với hàm Khâm thiên giám Giám chính; Thái y viện Ngự y; Chánh cai bạ tào.  Các hàm này là hàm với trật Tản giai Chánh ngũ phẩm tức là hàm có phẩm (và quyền lợi kèm theo) là Chánh ngũ phẩm, nhưng không được giao việc gì với hàm này vì đây là hàm tượng trưng, hàm Tản giai

Phân biệt hàm và chức

Hàm được bổ và chức được giao cho có thể giống hoặc khác nhau tùy theo từng trường hợp. Ví dụ:

• Tên hàm cũng là tên chức - đây là phần lớn các trường hợp trong quan chế - ví dụ như trong quan chế Minh Mạng, trật Chánh tứ phẩm, có hàm Án sát sứ cũng là chức Án sát sứ tại một tỉnh hoặc hàm Thái y viện Viện sứ cũng là chức Viện sứ tại Thái y viện
• Tên hàm không là tên chức - phần lớn dành các quan với phẩm trật cao được bổ vào các chức quan trọng nhưng không cùng tên hàm - ví dụ như trong quan chế Minh Mạng, trật Chánh nhất phẩm, có hàm Cần Chánh điện Đại học sĩ, thường được bổ chức là Cơ mật viện Đại thần (do quy định Cơ mật viện được đảm nhiệm bởi bốn (4) vị đại thần văn võ từ tam phẩm trở lên)
• Một quan có thể mang hàm và chức khác nhau trong cùng một trật - ví dụ như trong quan chế Minh Mạng, trật Chánh tứ phẩm, vị quan viên với hàm Lục bộ Lang trung có thể giữ chức Tôn nhân phủ Tả Tá lý, là chức cùng trật Chánh tứ phẩm

Các điểm nổi bật của Quan chế nhà Nguyễn

Tuy mô phỏng từ các triều đại trước, quan chế Cửu phẩm Quan giai nhà Nguyễn có những điểm nổi bật rất riêng biệt như sau:

1. Quan chế Gia Long, ban hành vào năm Gia Long 5 (1804) được biết đến là quan chế:

• Có phẩm hàm trên cả nhất phẩm cho cả hai ban văn, võ như phẩm hàm Tôn nhân phủ Tôn nhân lệnh
• Dùng nhiều danh xưng đã có từ các chúa Nguyễn như Chính dinh mà không hề có trong các triều đại quân chủ Á Đông khác
• Chuẩn hóa quan chức liên quan đến miền Thượng du với các chức quan như vùng người Kinh nhưng có chữ "thổ" đằng trước như Thổ Tri phủ, Thổ Tri châu, Thổ Tri huyện

2. Quan chế Minh Mạng, ban hành vào năm Minh Mạng 8 (1827), cùng với các sửa đổi, bổ sung nhỏ sau này, được biết đến là quan chế:

• duy nhất phong tặng Thụy hàm và Thụy hiệu kèm theo từng phẩm hàm để tiện dùng ngay khi vị quan mất mà không cần phải chờ triều đình hoặc vua sắc phong thụy hàm hoặc thụy hiệu sau này.  Ví dụ, trật Chánh tam phẩm Văn giai được ban Thụy hàm và Thụy hiệu là Cáo thụ Gia Nghị đại phu, thụy Ôn Mục.  Cáo thụ Gia Nghị đại phu là Thụy hàm, Ôn Mục là Thụy hiệu.  Một ví dụ khác là trật Chánh thất phẩm Võ giai được ban Thụy hàm và Thụy hiệu là Sắc thụ Hiệu Trung kỵ uý, thụy Hùng Quả
• Hoàn chỉnh nhất trong các triều đại quân chủ tại Việt Nam và được áp dụng cho đến ngày chấm dứt của triều Nguyễn vào năm 1945
• Chịu ảnh hưởng rất nhiều từ quan chế Hồng Đức (1471) thời Lê Thánh Tông nên có các chức như Lục bộ, Tham Tri, Thị Lang, Thư Lại, v.v.
• Bãi bỏ những quan chức thời chúa Nguyễn không còn thực dụng bắt đầu từ thời Minh Mạng như Tham Nghị, Thiêm sự
• Thay đổi những quan chức liên quan đến cấp trấn, đạo với cuộc cải tổ hành chính năm Minh Mạng 13 (1832).  Ví dụ như việc bãi bỏ các chức liên quan đến trấn, đạo như Trấn thủ, Hiệp thủ, lập các chức mới liên quan đến Tỉnh như Tổng đốc, Tuần vũ, Bố chính, Án sát